آموزش نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب

آموزش نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب در بیشتر موارد بدون نیاز به کارشناس و در 8 مرحله انجام می‌شود: انتخاب محل نصب، نصب روی دیوار، تأمین برق، اتصال به شبکه، نصب نرم‌افزار، ثبت پرسنل، تنظیم ساعت و تست نهایی. پیش از شروع، شرایط گارانتی را بررسی کنید، زیرا برخی شرکت‌ها نصب بدون حضور کارشناس خود را مشمول گارانتی نمی‌دانند.

نام منوها و گزینه‌ها در برندهای مختلف متفاوت است؛ بنابراین هنگام نصب، دفترچه راهنمای دستگاه را کنار دستتان داشته باشید.

تجهیزات و ملزومات لازم برای نصب دستگاه حضور و غیاب

پیش از شروع نصب، موارد زیر را تهیه و بررسی کنید تا در میانه کار متوقف نشوید:

• دستگاه، آداپتور برق و پلیت نصب (معمولاً همراه دستگاه عرضه می‌شود)
• دریل، به‌همراه پیچ و رولپلاک متناسب با جنس دیوار
• کابل شبکه، یا اطمینان از اینکه مدل شما از اتصال وای‌فای پشتیبانی می‌کند
• کامپیوتری که نرم‌افزار حضور و غیاب روی آن نصب خواهد شد
• نرم‌افزار همراه دستگاه (روی سی‌دی، فلش یا از طریق لینک دانلود برند)
• دفترچه راهنمای دستگاه
• یک آدرس IP آزاد در شبکه، که از مسئول شبکه یا از تنظیمات مودم می‌توانید دریافت کنید

مراحل نصب و راه‌اندازی دستگاه حضور و غیاب

کار را از انتخاب محل نصب شروع و با تست نهایی تمام کنید. مراحل را به همین ترتیب جلو بروید و قبل از رفتن سراغ مرحله‌ی بعد، مطمئن شوید مرحله‌ی قبل درست انجام شده.

مرحله اول: محل نصب را مشخص کنید

• دستگاه را در ورودی پرسنل نصب کنید، جایی که همه موقع رفت‌وآمد از کنارش رد می‌شوند.
• ارتفاع رایج برای نصب حدود ۱۳۰ تا ۱۵۰ سانتی‌متر از کف است. برای دستگاه‌های تشخیص چهره، دوربین باید تقریباً هم‌سطح صورت پرسنل باشد، پس ارتفاع را با دفترچه تطبیق دهید.
• نور مستقیم خورشید روی صفحه یا دوربین نیفتد، چون تشخیص چهره را مختل می‌کند.
• نزدیک پریز برق و پورت شبکه یا مودم باشد، تا نیاز به کابل‌کشی طولانی نباشد.
• از رطوبت زیاد و گرمای مستقیم دور باشد.

مرحله دوم: دستگاه را روی دیوار نصب کنید

1. پلیت نصب را در محل انتخاب‌شده روی دیوار قرار دهید، با تراز از افقی‌بودن آن مطمئن شوید و محل سوراخ‌ها را علامت بزنید.
2. در نقاط علامت‌گذاری‌شده سوراخ کنید، رولپلاک‌ها را جا بزنید و پلیت را با پیچ محکم کنید.
3. پیش از نصب دستگاه روی پلیت، کابل‌های برق و شبکه را به پشت دستگاه متصل کنید.
4. دستگاه را روی پلیت قرار دهید و پیچ ثابت‌کننده را ببندید.

کابل‌ها را داخل داکت یا لوله هدایت کنید تا در معرض کشیده‌شدن و آسیب قرار نگیرند. این کار به‌ویژه وقتی اهمیت دارد که کابل از مسیر عبور پرسنل می‌گذرد.

مرحله سوم: برق را وصل کنید

آداپتور اصلی دستگاه را به پریز برق متصل کنید. دستگاه روشن و صفحه اصلی نمایش داده می‌شود. در همین مرحله ساعت و تاریخ را در منوی دستگاه بررسی کنید؛ تنظیم دقیق‌تر آن‌ها در مرحله ۷ توضیح می‌دهیم. اگر دستگاه روشن نشد، ابتدا پریز را با یک وسیله دیگر و آداپتور را با پریز دیگری آزمایش کنید.

مرحله چهارم: دستگاه را به شبکه وصل کنید

بیشتر دستگاه‌ها با کابل شبکه (LAN) به کامپیوتر متصل می‌شوند. بعضی مدل‌ها اتصال وای‌فای یا انتقال اطلاعات با فلش را هم پشتیبانی می‌کنند که روش آن‌ها در دفترچه دستگاه آمده است. مراحل اتصال با کابل به این صورت است:

1. کابل شبکه را از دستگاه به سوئیچ یا مودم وصل کنید. اگر شبکه‌ای ندارید، می‌توانید آن را مستقیم به کامپیوتر متصل کنید.
2. در منوی دستگاه، بخش ارتباطات یا شبکه را باز کنید و یک IP ثابت برای دستگاه تعریف کنید.
3. این IP باید در همان محدوده شبکه کامپیوتر باشد، یعنی سه عدد اول آن با IP کامپیوتر یکی باشد و فقط عدد آخر فرق کند. مثلاً اگر IP کامپیوتر 192.168.1.20 است، IP دستگاه می‌تواند 192.168.1.50 باشد. همچنین مطمئن شوید این IP قبلاً به دستگاه دیگری در شبکه داده نشده باشد.

اگر دستگاه را مستقیم به کامپیوتر وصل کرده‌اید، IP کارت شبکه کامپیوتر را هم دستی تنظیم کنید تا با دستگاه در یک محدوده باشد.

مرحله پنجم: نرم‌افزار را نصب کنید و دستگاه را به آن بشناسانید

1. نرم‌افزار همراه دستگاه را روی کامپیوتر نصب کنید.
2. در نرم‌افزار گزینه افزودن دستگاه را انتخاب کنید و IP دستگاه را وارد کنید. اگر نرم‌افزار پورت یا کلید ارتباط هم می‌خواهد، مقدار پیش‌فرض آن را از دفترچه راهنما وارد کنید.
3. آزمایش اتصال را اجرا کنید. پیام موفقیت یعنی نرم‌افزار دستگاه را شناخته است. اگر پیام خطا دیدید، IP و کابل شبکه را بررسی کنید.
4. در صورت وجود امکان همگام‌سازی ساعت در نرم‌افزار، آن را اجرا کنید تا ساعت دستگاه با کامپیوتر یکی شود.

مرحله ششم: پرسنل را ثبت کنید

برای هر نفر کد پرسنلی، نام و روش شناسایی (اثر انگشت، چهره یا کارت) را تعریف کنید. پرسنل را می‌توانید در نرم‌افزار وارد کنید و سپس به دستگاه ارسال کنید، یا مستقیماً روی دستگاه ثبت کنید.

کیفیت ثبت اولیه روی دقت شناسایی تأثیر می‌گذارد، پس این نکات را رعایت کنید:

• اثر انگشت: انگشت را تمیز و خشک کنید و آن را کامل روی سنسور بگذارید. برای هر نفر بیش از یک انگشت ثبت کنید تا در صورت مشکل در یک انگشت، شناسایی با انگشت دیگر انجام شود.
• چهره: ثبت را در همان نوری انجام دهید که روزانه استفاده می‌شود. فرد باید روبه‌روی دوربین باشد و ماسک یا کلاه نداشته باشد، مگر اینکه مدل دستگاه ثبت با ماسک را پشتیبانی کند.
• کارت: کد کارت را با نام صاحب آن تطبیق دهید تا کارت به شخص دیگری نسبت داده نشود.

مرحله هفتم: ساعت، تاریخ و قوانین کاری را تنظیم کنید

• ساعت و تاریخ دستگاه را تنظیم کنید.
• حداقل فاصله‌ای تعیین کنید که اگر فردی دو بار پشت‌سرهم ثبت کرد، ثبت دوم نادیده گرفته شود.
• برای دسترسی به منوی تنظیمات یک رمز مدیر تعریف کنید تا کسی دیگر نتواند تنظیم‌ها را تغییر دهد.
• تنظیمات منطقه زمانی را درست تنظیم کنید.
• میزان صدا و پیام صوتی را متناسب با محیط تنظیم کنید.
• در صورت اتصال به قفل درب، مدت باز ماندن قفل را تعیین کنید.

اگر در تنظیم ساعت، تاریخ یا شبکه دستگاه به راهنمایی بیشتری نیاز دارید، میتوانید راهنمای تنظیمات دستگاه حضور و غیاب را مطالعه کنید. در این مقاله مراحل تنظیمات به صورت قدم به قدم توضیح داده شده است.

مرحله هشتم: عملکرد دستگاه را تست کنید

پیش از اینکه دستگاه را برای ثبت واقعی تردد استفاده کنید، یک بار کل مسیر ثبت تا گزارش را آزمایش کنید:

1. ثبت آزمایشی: دو یا سه نفر با روش‌های شناسایی تعریف‌شده (اثر انگشت، چهره یا کارت) چند بار ورود و خروج ثبت کنند. ساعت دقیق هر ثبت را یادداشت کنید.
2. انتقال به نرم‌افزار: اطلاعات را از دستگاه به نرم‌افزار منتقل کنید و بررسی کنید ثبت‌ها با ساعت‌هایی که یادداشت کرده‌اید هم‌خوانی دارند.
3. گزارش آزمایشی: یک گزارش ساده از همان بازه بگیرید و ورود، خروج و کارکرد را با یادداشت‌های خودتان مقایسه کنید.
4. نسخه پشتیبان: در پایان، از تنظیمات دستگاه و فهرست پرسنل یک نسخه پشتیبان بگیرید تا در صورت خرابی یا ریست، دوباره ثبت لازم نشود.

مشکلات رایج هنگام راه اندازی دستگاه حضور و غیاب

اگر بعد از نصب دستگاه با مشکلی روبه‌رو شدید، نگران نباشید. پیدا کردن علت معمولاً از چند بررسی ساده شروع می‌شود، و جدول زیر مسیر این بررسی را برای هر مشکل نشان می‌دهد.

چه زمانی نصب دستگاه ساعت زنی را به کارشناس بسپاریم؟

• دستگاه گارانتی دارد و شرکت نصب را به کارشناس خودش مشروط کرده است.
• چند دستگاه یا چند شعبه دارید و باید همه را در یک نرم‌افزار مدیریت کنید.
• دستگاه باید به قفل درب یا کنترل تردد وصل شود.
• شبکه شما محدودیت یا فایروال خاص دارد و خودتان دسترسی تنظیمش را ندارید.
• برای محیط‌های خاص مثل بیمارستان که شیفت چرخشی و گزارش بخش‌های جدا لازم دارند، تنظیم اولیه نرم‌افزار حساس است.

اگر هنوز دستگاه مورد نظر خود را انتخاب نکرده‌اید، می‌توانید در صفحه محصولات با مدل‌های مختلف دستگاه حضور و غیاب و روش‌های مختلف ثبت تردد آشنا شوید و سپس گزینه متناسب با شرایط مجموعه را انتخاب کنید.

نتیجه‌گیری

نصب دستگاه ثبت ورود و خروج شامل نصب روی دیوار، اتصال به برق و شبکه، معرفی دستگاه به نرم‌افزار، ثبت پرسنل و تنظیم شیفت‌هاست. قبل از شروع رسمی، یک بار ثبت و گزارش را تست کنید و از تنظیمات نسخه پشتیبان بگیرید. اگر دستگاه گارانتی دارد، چند شعبه دارید یا در بیمارستان و محیط‌های مشابه نصب می‌کنید، نصب را به کارشناس بسپارید.