آموزش کار با دستگاه حضور و غیاب (نحوه تعریف کاربر)

برای تعریف کاربر و آموزش کار با دستگاه حضور و غیاب، لازم است به‌ازای هر نفر یک کد پرسنلی یکتا، نام و یک روش شناسایی (اثر انگشت، چهره، کارت یا رمز) ثبت کنید. این کار از دو طریق امکان‌پذیر است: ثبت مستقیم روی دستگاه، یا تعریف کاربران در نرم‌افزار و انتقال آن‌ها به دستگاه. در صورتی که تعداد کاربران کم باشد می‌توانید ثبت را از طریق دستگاه انجام دهید، در غیر این صورت ثبت کاربران با استفاده از نرم‌افزار سریع‌تر است و خطای کمتری به همراه دارد.

هم‌چنین اگر هنوز دستگاه مناسب خود را انتخاب نکرده‌اید، می‌توانید مدل‌های مختلف دستگاه حضور و غیاب را بررسی و سپس بر اساس روش ثبت تردد و تعداد کاربران، گزینه موردنظر را انتخاب کنید.

نحوه تعریف کاربر در دستگاه حضور و غیاب

پس از نصب دستگاه، نخستین کار تعریف کاربر است. برای هر نفر باید کد پرسنلی، نام و روش شناسایی ثبت کنید. بسته به تعداد پرسنل و تعداد دستگاه‌ها، این کار را به یکی از چهار روش زیر می‌توانید انجام دهید:

1. تعریف کاربر روی خود دستگاه
2. تعریف کاربر در نرم‌افزار و ارسال به دستگاه
3. ورود گروهی کاربران از فایل اکسل
4. انتقال کاربران از یک دستگاه به دستگاه دیگر

هر روش را در ادامه مرحله‌به‌مرحله شرح داده‌ایم.

روش اول: تعریف کاربر از طریق دستگاه

این روش برای مجموعه‌های کوچک، یا در شرایطی که نرم‌افزار هنوز نصب نشده است، مناسب است.

1. کلید منو را فشار دهید و در صورت نیاز، با رمز یا اثر انگشت مدیر وارد شوید.
2. بخش کاربران (User Mgt / User) را باز کنید.
3. گزینه‌ی افزودن کاربر (New User) را انتخاب کنید.
4. کد پرسنلی را وارد نمایید.
5. نام کاربر را ثبت کنید (در صورتی که مدل دستگاه این امکان را فراهم کرده باشد).
6. روش شناسایی را ثبت کنید: اثر انگشت، چهره، کارت یا رمز.
7. سطح دسترسی را مشخص کنید و تغییرات را ذخیره نمایید.

روش دوم: تعریف کاربر در نرم‌افزار و ارسال به دستگاه

این روش برای زمانی مناسب است که تعداد پرسنل زیاد باشد یا بیش از یک دستگاه در اختیار داشته باشید. در این حالت، مدیریت کاربران از یک محل انجام می‌شود:

1. دستگاه را به نرم‌افزار اضافه کنید و اتصال را آزمایش نمایید. در صورتی که دستگاه هنوز متصل نشده است، مقاله‌ی نحوه اتصال دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر را مطالعه کنید.
2. در نرم‌افزار، بخش پرسنل یا کاربران را باز کنید.
3. هر نفر را با کد پرسنلی، نام، بخش و شیفت تعریف کنید.
4. گزینه‌ی ارسال کاربران به دستگاه را انتخاب کنید.
5. اثر انگشت یا چهره را روی خود دستگاه ثبت کنید، زیرا بیشتر دستگاه‌ها ثبت اطلاعات بیومتریک را فقط روی دستگاه می‌پذیرند. سپس در نرم‌افزار، گزینه‌ی دریافت کاربران از دستگاه را انتخاب کنید تا الگوهای ثبت‌شده نیز در نرم‌افزار ذخیره شوند.

روش سوم: ورود گروهی کاربران از فایل اکسل

اگر تعداد پرسنل ۵۰ نفر یا بیشتر است، ثبت تک‌تک کاربران زمان زیادی می‌برد. بیشتر نرم‌افزارها امکان ورود گروهی را فراهم کرده‌اند:

1. یک فایل اکسل با ستون‌های کد پرسنلی، نام و بخش آماده کنید.
2. در نرم‌افزار، گزینه‌ی ورود از اکسل (Import) را بیابید.
3. ستون‌های فایل را با فیلدهای نرم‌افزار تطبیق دهید.
4. اطلاعات را بررسی کنید و سپس ثبت نمایید.
5. کاربران را به دستگاه ارسال کنید.

پیش از ورود اطلاعات، فایل را از نظر کد پرسنلی تکراری و نام اشتباه مرور کنید، زیرا اصلاح این موارد پس از ارسال به چند دستگاه دشوارتر است. در صورتی که نرم‌افزار شما قابلیت ورود از اکسل ندارد، به دفترچه‌ی راهنمای آن مراجعه کنید یا از پشتیبانی سؤال بپرسید.

روش چهارم: انتقال کاربران از یک دستگاه به دستگاه دیگر

اگر دستگاه دومی تهیه کرده‌اید و قصد ندارید پرسنل را از ابتدا تعریف کنید، دو روش در اختیار دارید:

• از طریق نرم‌افزار: کاربران را از دستگاه اول در نرم‌افزار دریافت کنید و سپس به دستگاه دوم ارسال نمایید.
• با فلش: در مدل‌هایی که پورت USB دارند، کاربران را روی فلش ذخیره کنید و آن‌ها را در دستگاه دوم وارد نمایید. این امکان در همه‌ی مدل‌ها وجود ندارد و لازم است هر دو دستگاه از یک برند یا یک سری باشند. بنابراین پیش از اقدام، دفترچه‌ی راهنمای دستگاه را بررسی کنید.

مشکلات رایج بعد از تعریف کاربر در دستگاه ساعت زنی 

اگر پس از تعریف کاربر، دستگاه او را شناسایی نمی‌کند یا ثبت‌ها با نام اشتباه نمایش داده می‌شوند، معمولاً یکی از این دو علت در کار است: روش شناسایی ثبت نشده است، یا کد پرسنلی هماهنگ نیست. جدول زیر نشان می‌دهد برای هر مشکل، بررسی را از کجا آغاز کنید.

ویرایش، غیرفعال کردن و حذف کاربر در دستگاه حضور و غیاب

اطلاعات کاربران در طول زمان تغییر می‌کند: نام یا سطح دسترسی عوض می‌شود، اثر انگشت دیگر شناسایی نمی‌شود، یا فردی از مجموعه خارج می‌شود. برای هر حالت، روش جداگانه‌ای وجود دارد.

ویرایش اطلاعات کاربر

در منوی دستگاه، بخش کاربران را باز کنید، کاربر را با کد یا نام پیدا کنید و گزینه‌ی ویرایش (Edit) را انتخاب کنید. معمولاً می‌توانید نام و سطح دسترسی را تغییر دهید. کد پرسنلی را فقط در صورت ضرورت تغییر دهید، زیرا ثبت‌های قبلی با همین کد به نام فرد وصل شده‌اند و تغییر آن گزارش‌ها را به هم می‌زند.

اگر اثر انگشت یا چهره‌ی فردی که قبلاً شناسایی می‌شد حالا بارها رد می‌شود، اطلاعات او را دوباره ثبت کنید. زخم، ساییدگی، تغییر ظاهر می‌تواند دقت شناسایی را کم کند. پیش از ذخیره‌ی الگوی جدید، الگوی قبلی را حذف کنید تا دو الگوی متضاد در دستگاه نماند.

غیرفعال کردن کاربر

اگر فردی از مجموعه خارج شده و می‌خواهید سابقه‌ی ثبت‌هایش در گزارش‌ها بماند، کاربر را غیرفعال کنید و حذفش نکنید. کاربر غیرفعال دیگر نمی‌تواند تردد ثبت کند، ولی اطلاعات قبلی‌اش در نرم‌افزار می‌ماند. این امکان معمولاً در نرم‌افزار وجود دارد و همه‌ی دستگاه‌ها آن را ندارند.

حذف کاربر

اگر غیرفعال کردن ممکن نیست یا کاربر را اشتباهی تعریف کرده‌اید، او را حذف کنید. پیش از حذف:

1. ثبت‌های دستگاه را به نرم‌افزار منتقل کنید.
2. در نرم‌افزار بررسی کنید ثبت‌های آن فرد دریافت شده باشد.
3. از اطلاعات نرم‌افزار نسخه‌ی پشتیبان بگیرید.

در برخی مدل‌ها، حذف کاربر ثبت‌های او را هم از حافظه‌ی دستگاه پاک می‌کند. برای اطمینان، دفترچه‌ی راهنما را بخوانید یا با پشتیبانی تماس بگیرید.

سخن پایانی

ثبت درست تردد از تعریف درست کاربر شروع می‌شود: هر نفر یک کد پرسنلی یکتا، نام و یک روش شناسایی لازم دارد. اگر یکی از این‌ها ناقص باشد، دستگاه فرد را نمی‌شناسد یا ترددهایش اشتباه ثبت می‌شود. هم‌چنین کد پرسنلی هر فرد باید در دستگاه و نرم‌افزار یکسان باشد. اگر یکی از این سه ناقص باشد، دستگاه فرد را نمی‌شناسد یا ترددهایش اشتباه ثبت می‌شود. بعد از تعریف کاربران، با تغییر نام، سطح دسترسی یا خروج افراد، اطلاعاتشان را به‌روز کنید تا دستگاه و نرم‌افزار هماهنگ بمانند.