مدیریت حضور و غیاب کارکنان؛ راهنمای عملی برای مدیران

مدیریت حضور و غیاب کارکنان با مشخص کردن قوانین کاری شروع می‌شود. ساعت شروع و پایان کار، میزان تأخیر مجاز، نحوه ثبت مرخصی و مأموریت و شرایط اضافه‌کاری باید از ابتدا مشخص و به کارکنان اعلام شود.

سپس روش ثبت تردد را بر اساس تعداد کارکنان و ساختار مجموعه انتخاب کنید. وقتی تعداد کارکنان بالا می‌رود، دستگاه حضور و غیاب و نرم‌افزار مدیریت تردد ثبت و محاسبه را ساده‌تر می‌کند.

مدیریت حضور و غیاب کارکنان در 5 قدم

دستگاه حضور و غیاب فقط ورود و خروج را ثبت می‌کند. اینکه چقدر تأخیر مجاز است، چه کسی مرخصی را تأیید می‌کند و مأموریت چطور حساب می‌شود، به قوانین خود شما بستگی دارد.

قوانین حضور و غیاب را مکتوب کنید

اول قوانین حضور و غیاب را بنویسید. قانونِ شفاهی معمولاً به بحث و اختلاف می‌رسد، برای همین این پنج مورد را مکتوب کنید و به همه اعلام کنید:

• ساعت شروع و پایان کار و نحوه‌ی تعیین شیفت‌ها
• مقدار تأخیر یا تعجیل مجاز (مثلاً اگر کار ساعت ۸ شروع می‌شود، تا ۸:۱۰ جریمه‌ای ندارد) و بعد آن چگونه محاسبه می‌شود.
• اینکه در صورت غیبت، فرد پیش از شروع کار به چه کسی و از چه راهی خبر بدهد
• اینکه مرخصی ساعتی و روزانه را چه کسی تأیید می‌کند و درخواست چند روز یا چند ساعت قبل باید برسد
• روش اصلاح تردد، برای زمانی که کسی ثبت ورود یا خروج را فراموش کرده است

قانون باید برای همه یکسان باشد، مدیران هم جزو همه هستند. وقتی مدیر خودش ساعت را رعایت نکند، بقیه هم دلیلی برای رعایتش نمی‌بینند. میزان تأخیر مجاز، جریمه و حقوق مرخصی را با قانون کار و قرارداد هر فرد تطبیق دهید و اگر مطمئن نبودید، از مشاور حقوقی بپرسید.

روش ثبت تردد را انتخاب کنید

اول مشخص کنید کارکنان در یک محل ثابت کار می‌کنند یا در شعب مختلف و بیرون از شرکت. اگر مجموعه کوچک است و پرسنل کمی دارد، ثبت دستی معمولاً کافی است. در محیط‌های پرتردد، دستگاه کارتی، اثر انگشتی یا تشخیص چهره مناسب‌تر است. برای دورکارها و نیروهای سیار، اپلیکیشن حضور و غیاب گزینه‌ی درستی است. هر روشی را انتخاب کردید، باید تردد را دقیق ثبت کند و گزارش‌گیری و محاسبه‌ی کارکرد را هم ممکن کند.

مرخصی، مأموریت و اضافه‌کاری را تعریف کنید

این سه مورد را نمی‌شود فقط با ثبت ورود و خروج فهمید. اگر نحوه‌ی ثبت، تأیید و محاسبه‌ی هر کدام از اول روشن نباشد، کارکرد اشتباه حساب می‌شود و بین کارکنان و مدیران اختلاف پیش می‌آید.

• مرخصی: مرخصی روزانه، ساعتی و استعلاجی را جدا از هم تعریف کنید. مشخص کنید درخواست‌ها چطور ثبت می‌شوند، چه کسی تأییدشان می‌کند و مانده‌ی مرخصی هر نفر چطور حساب می‌شود.
• مأموریت: وقتی کسی برای کار بیرون از شرکت است، تاریخ، ساعت و تأیید مسئول را ثبت کنید. در غیر این صورت نبودِ ثبت تردد در دستگاه، به‌اشتباه غیبت حساب می‌شود.
• اضافه‌کاری: ساعت‌های اضافه‌کاری را با توافق و تأیید مسئول ثبت کنید. دیرتر رفتن از محل کار به‌تنهایی اضافه‌کاری نیست. محاسبه‌ی آن را با قانون کار و قرارداد تطبیق دهید.

گزارش‌های حضور و غیاب را مرتب بررسی کنید

گزارش‌های حضور و غیاب را پیش از محاسبه حقوق بررسی کنید تا خطاها و مغایرت‌ها در همان زمان دیده شوند، نه آخر ماه. این گزارش‌ها را از دستگاه یا نرم‌افزار بگیرید:

• تأخیر و تعجیل: تعداد دفعات و مدت تأخیر ورود یا خروج زودهنگام هر فرد.
• غیبت: روزهای غیبت، با تفکیک غیبت موجه (دارای مدرک یا تأیید) از غیرموجه.
• ثبت‌های ناقص: کسانی که فقط ورود یا فقط خروج ثبت کرده‌اند. پیش از هر اصلاحی از خود فرد علت را بپرسید.
• اضافه‌کاری: ساعت‌های اضافه‌کاری هر نفر در برابر مواردی که تأیید شده‌اند.
• کارکرد ماهانه: مجموع کارکرد، مرخصی، مأموریت و کسری کار هر فرد، پیش از ارسال به حسابداری.

این گزارش‌ها را هفتگی ببینید. وقتی ثبت فراموش‌شده یا مغایرتی در همان هفته دیده شود، اصلاحش با یک تماس ساده ممکن است؛ ولی اگر تا آخر ماه بماند، چند مورد روی هم جمع می‌شود و اصلاح آن‌ها وقت بیشتری می‌گیرد.

با تخلف‌ها یکسان و مستند برخورد کنید

وقتی گزارش نشان می‌دهد کسی مکرر دیر می‌آید یا غیبت می‌کند:

1. اول مطمئن شوید ثبت درست است. ممکن است دستگاه اشتباه کرده باشد یا فرد فراموش کرده باشد ثبت کند.
2. با خود فرد صحبت کنید و دلیلش را بپرسید. بعضی تأخیرها علت مشخصی دارند، مثل تغییر شیفت یا مشکل رفت‌وآمد.
3. نتیجه‌ی صحبت را در پرونده یا نرم‌افزار ثبت کنید.
4. اگر تکرار شد، طبق همان قوانین مکتوب مرحله‌ی ۱ عمل کنید، نه سلیقه‌ای.

با همه یکسان برخورد کنید. به‌جای تنبیه علنی، گفتگوی خصوصی را اولویت بدهید.

دستگاه حضور غیاب چه زمانی برای کسب‌وکار ضروری می‌شود؟

در کسب‌وکار کوچکی که پرسنل کمی دارد و ساعت کارش ثابت است، ثبت دستی یا اکسل معمولاً کافی است. اما وقتی تعداد پرسنل بالا می‌رود و برنامه‌های کاری پیچیده‌تر می‌شوند، ثبت و بررسی تردد وقت زیادی می‌گیرد و احتمال خطا بیشتر می‌شود. در این چند حالت، دستگاه حضور و غیاب ضروری‌تر می‌شود:

• تعداد کارکنان زیاد شده: ثبت دستی ورود و خروج سخت می‌شود و بررسی اطلاعات وقت بیشتری می‌گیرد.
• شیفت‌ها متنوع‌اند: بعضی کارکنان شیفت ثابت دارند، بعضی چرخشی و بعضی شبانه. محاسبه‌ی کارکردشان پیچیده می‌شود.
• چند شعبه یا چند محل کار دارید: اطلاعات تردد باید از جاهای مختلف جمع شود و یک‌جا بررسی شود.
• سر محاسبه‌ی کارکرد اختلاف پیش می‌آید: اگر ساعت حضور، تأخیر و اضافه‌کاری مدام با هم نمی‌خواند، رسیدگی به گزارش‌ها وقت زیادی می‌برد.

در این موارد، دستگاه ورود و خروج را خودکار ثبت می‌کند و نرم‌افزار آن را با قوانین کاری مجموعه پردازش می‌کند. محاسبه‌ی کارکرد و تهیه‌ی گزارش‌هایی که واحد منابع انسانی لازم دارد هم ساده‌تر می‌شود. برای آشنایی با مدل‌های مختلف و روش‌های ثبت تردد، می‌توانید صفحه دستگاه حضور و غیاب را بررسی کنید.

مشکلات رایج در مدیریت حضور و غیاب

نتیجه‌گیری

حضور و غیاب وقتی درست مدیریت می‌شود که سه چیز را داشته باشید: قوانین روشن، ثبت درست تردد و بررسی به‌موقع مغایرت‌ها. با این سه کار، حقوق کمتر اشتباه حساب می‌شود و بین کارکنان و مدیران هم کمتر اختلاف پیش می‌آید.