در این مقاله قصد داریم تا با قابلیت‌ها و ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب تایگر بیشتر آشنا شویم. اگر تا به حال سابقه کار در واحد منابع انسانی یک شرکت را داشته باشید، بدون شک بارها با ردیابی حضور و غیاب کارمندان خود به مشکلات متعددی برخورده‌اید. همانطور که می‌دانید ردیابی زمان حضور و غیاب پرسنل کاری پیچیده و زمان‌بری می‌باشد و وقت و هزینه زیادی را از ما می‌گیرد.
شاید مدیریت زمان ورود و خروج پرسنل و محاسبه مانده مرخصی و … هر یک از کارکنان در یک کسب و کار کوچک، کار پیچیده‌ای نباشد و بتوان با سیستم‌های دستی و قدیمی آن را مدیریت کرد، اما مشکل اصلی زمانی شروع می‌شود، که بخواهید این امور را در کسب و کارهای متوسط و بزرگ مدیریت و محاسبه نمایید.
امروزه با وجود فناوری‌های نو ظهور، برای هر مشکلی، یک راه‌حل وجود دارد. این نرم‌افزارها به کسب و کارها کمک می‌کنند، تا بتوانند زمان کار پرسنل خود را پیگیری و مدیریت کنند و تنها با چند کلیک ساده، محاسبه تمام این امور را به صورت خودکار به آن‌ها بسپارند.
در این مقاله قصد داریم تا به قابلیت‌های یکی از قدرتمندترین نرم افزارهای حضور و غیاب بپردازیم تا علاوه بر معرفی، با قابلیت‌ها و ویژگی‌های آن‌ها به خوبی آشنا شوید.
ویژگی‌های نرم افزار حضور غیاب تایگر
به طوری کلی این سیستم‌ها می‌توانند یک رابطه مستقیم بین واحدهای منابع انسانی، مالی و مدیریت ایجاد کنند تا از طریق یک پنل و بدون نیاز به مکاتبات کاغذی بر تمام امور نظارت و مدیریت داشته باشند. شرکت‌ها و سازمان‌هایی که هنوز در خرید و استفاده از این سیستم‌ها مقاومت می‌کنند با مسائلی مانند سرقت زمان، عدم دقت در محاسبات ناشی از خطاهای انسانی، نیاز بیشتر به منابع انسانی، عدم رعایت قوانین کار و … مواجه هستند.
اما در مقابل سازمان‌هایی که به این سیستم‌ها روی بیاورند، می‌توانند تمامی امور را از جمله تجزیه و تحلیل عملکرد کارکنان، ایجاد شفافیت در مسائل حقوق و دستمزد، شناسایی زمینه‌های بهبود کسب و کار و … را به راحتی کنترل و مدیریت کنند. بنابراین استفاده از این سیستم‌ها در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌تواند بسیار مهم و ضروری باشد.
اما بیایید بررسی کنیم تا این نرم‌افزار چه قابلیت‌هایی دارد و آیا به اندازه کافی می‌تواند برای کسب و کار شما مفید باشد یا خیر؟ پس در ادامه این مقاله با من همراه باشید تا مهم‌ترین قابلیت‌های این سیستم‌ها را به شما معرفی کنم.
گزارش مانده مرخصی
هر شرکت یا سازمانی می‌تواند قوانین مختلفی برای مرخصی پرسنل خود در نظر بگیرد و در سیستم پیاده کند. به عنوان مثال اگر هر کارمندان در ماه اجازه ثبت ۲ مرخص داشته باشد، سیستم به طور اتوماتیک از ثبت بیشتر از دو روز مرخص در ماه جلوگیری می‌کند. هم‌چنین هر یک از پرسنل می‌توانند در هر لحظه گزارشات مربوط به مانده مرخصی خود را چک کنند.
ثبت دقیق ترددها در پایگاه داده سیستم نرم افزار حضور و غیاب
این نرم افزارها با دقت بسیار بالایی ورود و خروج هر یک از پرسنل را ردیابی و ثبت می‌کنند و اطلاعات مربوط به تردد آن‌ها در یک پایگاه داده ذخیره، و با امنیت بسیار بالایی نگهداری می‌شوند.
تعریف شیفت‌های کاری مختلف با ساعت‌های گوناگون
بعضی از کسب و کارها به گونه‌ای هستند، که نیاز است تا کارکنان در شیفت‌های مختلفی در شرکت حضور پیدا کنند. با استفاده از این سیستم می‌توانید علاوه بر ثبت مشخصات هر یک از پرسنل، شیفت‌های کاری مختلفی برای هر یک از کارکنان خود تعریف کنید تا پرسنل به موقع در شیفت‌های خود حاضر شوند.
تعریف قوانین محاسباتی مختلف
امکان پیاده سازی سیاست‌ها و قوانین محاسباتی، یکی دیگر از قابلیت‌های این سیستم‌ها به شمار می‌رود. به عنوان مثال ممکن است در شرکت یا سازمان شما قوانین مختلفی برای محاسبه مرخصی، ماموریت، غیبت و … وجود داشته باشد. شما می‌توانید قوانین و مقررات مربوط به سازمان خود را به راحتی در این سیسم‌ها تعریف و پیاده سازی نمایید.
تعریف چارت سازمانی
شما می‌توانید با تعریف چارت سازمانی خود، ساختار داخلی سازمان یا شرکت خود را به طور کامل مشخص کنید و گروهای کاری متنوعی تعریف کنید تا هر یک از کارکنان درک واضح‌تری از نقش‌ها و مسئولیت‌های یکدیگر داشته باشند.
ماژول وب و اپلیکیشن موبایل
با استفاده از ماژول وب یا اپلیکشن موبایل می‌توانید در هر زمان و هر مکان به محیط نرم‌افزار دسترسی داشته باشید. به عنوان مثال کارفرمایان می‌توانند در خارج از شرکت به تمامی امور مربوط به پرسنل خود مانند گزارشات کارکرد، غیبت، مرخصی و … نظارت داشته باشند و آن را مدیریت کنند. هم‌چنین پرسنل می‌توانند خارج از ساعات کاری تمام اطلاعات مربوط به عملکرد خود را چک کند و در صورت نیاز درخواست‌های خود را مانند درخواست مرخصی، وام و … ثبت نمایند.
تعریف سطح دسترسی کاربران در نرم افزار
یکی دیگر از قابلیت‌های کاربردی و منحصر به فردی که این نرم افزار ارائه می‌دهد، قابلیت تعریف سطح دسترسی کاربران است. شما می‌توانید سطح دسترسی افراد را با توجه به جایگاه شغلی هر یک از کارمندان خود مشخص کنید. به عنوان مثال سطح دسترسی را طوری تنظیم کنید تا کارمندان تنها اجازه مشاهده اطلاعات مربوط به خود را داشته باشند و سایر اطلاعات را از دید آن‌ها پنهان بماند.
دریافت گزارشات کامل و دقیق
با استفاده از این نرم افزارها می‌توانید گزارشات کاملی از ورود و خروج، اضافه کاری، کسر کار، غیبت، ماموریت و … داشته باشید. مشاهده گزارشات روزانه، ماهانه و دوره‌ای این امکان را به شما می‌دهد تا نظارت دقیق‌تری بر پرسنل خود داشته باشید. هم‌چنین این گزارشات موجب افزایش بهره‌وری و توسعه سازمان شما می‌شود و باعث می‌شود تا خلاهای کسب و کار خود را شناسایی کنید و آن‌ها را بر طرف نمایید.
ماژول حقوق و دستمزد
قابلیت‌های این سیستم‌ها به همین جا ختم نمی‌شود، چرا که حتی می‌توان محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل را نیز به این سیستم‌ها سپرد. شما می‌توانید تمامی اطلاعات مرتبط به پرسنل خود را اعم از نوع قرارداد، نحوه پرداخت حقوق، بیمه، دوره‌های حقوقی، جداول مالیاتی، فرمول‌های محاسباتی و … را تعریف کنید تا در انتهای هر ماه بر اساس کارکرد پرسنل حقوق و دستمزد آن‌ها محاسبه شود.
ایجاد فایل‌های خروجی با فرمت دلخواه
شما می‌توانید از گزارشات و یا هر فایل دیگری که می‌خواهید، با فرمت دلخواه خود خروجی بگیرید. درواقع این امکان را به شما می‌دهد تا مطابق با نیازیتان از فایل‌های موجود، با فرمت‌های مختلفی از جمله Text، PDF، Exel و … خروجی تهیه نمایید.
دیگر قابلیت‌های نرم افزار
هم‌چنین از دیگر قابلیت‌های این سیستم‌ها می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- ایجاد فایل خروجی کارکرد
- اصلاح اطلاعات تردد به صورت دستی
- قابلیت ثبت درخواست مرخصی ساعتی توسط کارمندان با دستگاه حضور و غیاب
- …
سخن پایانی
استفاده از این نرم‌افزارها، جزو یکی از ساده، سریع و دقیق‌ترین راه حل‌های موجود برای ردیابی پرسنل به شمار می‌رود. مدیران و کارفرمایان می‌توانند با استفاده از این سیستم‌ها، کارکنان خود را حتی از راه دور زیر نظر داشته باشند و ساعات کاری آن‌ها را به صورت لحظه‌ای پیگیری نمایید.
